解决方案


一、U8+风险与内控管理方案综述
    从2006年开始,用友公司开始服务于萨班斯法案所要求的用户,提供U8+风险与内控管理解决方案,帮助企业建立起适合管理且行之有效的科学方法和流程。U8+风险与内控管理解决方案是用友在帮助众多企业实施ERP时在搭建内控与风险管理架构的过程中,积累了大量实际可操作的经验,在对多个案例进行咨询、实施、后期跟踪、分析的基础上,总结得出的非常适合中国企业的内控与风险管理架构建设路线图。U8+内控与风险管理架构准确把握内控五要素,即紧紧围绕内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通、监督五个过程展开,是从管理层经营企业的角度出发,将管理过程融合在一起,进行全面内控与风险管理的整体架构。
 
二、U8+风险与内控管理方案构成
内部审计+总账+报表+固定资产+出纳管理+销售管理+应收款管理+采购管理+应付款管理+库存管理+预算管理+网上报销
 
三、目标客户
1、单一组织企业(工业、商业、服务业)
2、关注风险与内控管理
 
四、企业关键需求
4.1 内部控制制度传递不到位,内控执行不力
诊断:缺乏内控制度执行保障,人为干预经常导致内部控制无效
1、计算机软硬件升级和运行、维护制度不完善
2、计算机信息系统岗位责任划分困难,难以全面建立不相容岗位相互牵制和制约
3、缺少日常运营管理和维护制度,日常管理流程所需时间长,异常处理经验也不足
 
4.2 采购与付款行为不规范
诊断:采购与付款过程中常出现差错或舞弊,关键环节控制力度不足,其管理难点是:
1、权责分配和职责分工不明确,机构设置和人员配备合理性不足
2、请购事项和审批程序不完整
3、采购与验收的管理流程不完善,供应商的选择、采购方式确定、合同签订、商品验收等缺少明确规定
4、付款方式、程序、审批权限和与客户的对账处理较为困难。
 
4.3 不能及时收款,销售过程不规范
诊断:销售过程管理较弱,收款不及时,有时出现中饱私囊、营私舞弊等损害企业利益行为不易发现,管理中存在以下问题:  
1、权责分配和职责分工不明确,机构设置和人员配备不够科学合理
2、销售与发货控制流程缺乏严密性,销售政策和信用管理结合不够紧密
3、回款困难,缺少有效的应收账款管理方案
 
4.4 缺乏有效的成本费用控制,影响企业利润率
诊断:企业每天发生大量的成本与费用,业务量大,涉及面广,管理困难: 
1、历史数据记录不够准确,成本费用预测困难,难以有效制定控制方案
2、购销存业务流转过程长,业务执行过程控制不够严格
3、成本费用缺乏准确分析与考核
 
4.5 货币资金控制不严,影响企业资金流
诊断:货币管理不善,会给管理带来严重损失、资金周转困难、资金成本过高等问题:
1、资金相关岗位设定不明确
2、现金管理流程不可控 
3、票据管理制度不完善
 
五、解决方案
5.1方案架构
    用友U8+风险与内控管理解决方案作为中国成长型企业最佳经营管理平台的一个基础应用,包括总账、应收账款管理、应付账款管理、网上银行、网上报销、出纳管理、UFO报表、固定资产、所得税申报模块,表等模块,并与业务系统如采购、销售、仓库等紧密相联,财务会计、出纳、会计主管均可以通过该系统平台进行日常管理与报表分析。
 
5.2方案对策
5.2.1 诊断问题:如何借助ERP实现内部控制?
对策一:制定密码安全策略
    用友U8+为保障信息资产的私密性、完整性、可靠性,提升系统访问的安全性,提供了一整套密码访问等系统安全策略,包括:控制新增用户必有初始密码、控制登录密码的安全级别、控制 用户使用初始密码登录时强制修改密码、控制密码最小长度、密码最长使用天数、密码最小使用天数、登录时密码的最多输入次数、强制密码历史记忆密码个数、控制拒绝客户端用户修改密码等。 
 
对策二:建立严格权限控制制度
    用友U8+根据不同角色,为各岗位或角色授予不同的系统使用权限;按不同的存货分类、客户、供应商、部门、仓库控制对数据的访问或修改等权限;控制相同角色的不同操作员之间互相访问数据的权限。设置用户可使用的金额级别,对业务对象提供金额级权限控制。
 
对策三:规范程序变更控制
    用友U8+按版本持续进行升级,同时提供用于版本升级和差错修正用的补丁更新系统,支持由补丁更新服务端统一定制企业U8+补丁下载更新策略;并能控制所有用友U8+客户端和服务端的补丁程序升级变更;并提供补丁安装同步校验,用以控制补丁更新同步性,保证系统运行、数据处理的一致性。并随时查询每客户端的补丁安装情况以及补丁安装日志。 
 
对策四:建立数据安全监控制度
    用友U8+支持根据需求制定账套备份计划,提供备份日志,保留核心业务基础数据和核心交易数据的变更、修改的历史轨迹,包括存货档案、客户档案和销售订单、出口订单、采购订单、物料清单等关键业务单据、操作日志等。
 
 
5.2.2 诊断问题:如何规范采购与付款行为、防范采购与付款过程中出现差错和舞弊?
对策一:建立供应商准入与评估制度
    用友U8+支持用户对供应商进行管理,对供应商从多角度进行评估和管理,例如到货时间、价格、质量、物料开发能力、服务态度、回复期等,综合考评供应商的能力,以使原料供应能有保障。
 
对策二:规范并完善请购与审批流程
    根据采购需求,明确采购类别、质量等级、规格、数量等相关要求,并建立严格的请购审批制度,用友U8+系统会根据内控的要求,自动将其自动传送到不相容岗位人员进行审批,使企业可以将采购需求与生产经营计划相适应。对于超预算和预算外采购项目,也可在U8+系统中明确审批权限,由审批人根据其职责、权限进行审批。
 
对策三:严格控制采购价格
    用友U8+帮助企业将具体、精细的采购管理控制规则固化在系统中,如:供应商询价比价单、材料最高限价等价格管理政策,在与供应商签订订单或结算时,严格按相应标准进行自动控制,不符合规定时系统自动报警,降低了采购过程中的价格风险;同时详细、完整地记录价格规则和订单信息,采购行为得以全程追溯,方便审计。
 
5.2.3 诊断问题:如何将针对销售全过程制定各种控制措施?
对策一:建立信用风险控制  
    为每一个客户、部门、业务员动态设置信用额度和信用期限,为每一个客户设置收款协议,在每一个业务活动节点检查信用情况,能够在超信用额度或者期限时予以提醒,从多方面帮助企业防范信用风险。
 
对策二:销售流程控制
    按照内控要求,完整记录整个销售业务流程,使得同一笔业务,在合同、订单、发货、收款、运输、发票等不同环节,都能够在系统中准确反映,并且相互关联,相互核对,便于跟踪审阅。
 
对策三:销售退回控制:
    按照内控要求建立销售退回管理制度,通过销售退货单的填制、审批、报检、入库、记账等业务处理,实现严格的内部控制。
 
5.2.4 诊断问题:如何实现有效的成本费用控制? 
对策一:成本费用预测、决策控制
    通过历史成本费用数据的记录,参考同行业同类型企业的有关成本费用资料、料工费价格变动趋势、人力、物力的资源状况,以及产品销售情况等,同时结合U8+商业分析(BA)系统运用本量利分析、投入产出分析等成本费用分析模型,预测企业未来成本费用水平及其发展趋势。
 
对策二:成本费用及预算执行控制。
    企业在执行成本费用控制时,可通过供应商比价管理确定最优供应商,采用经济批量确定材料采购批量,从而控制材料采购成本和储存成本。同时通过企业建立的成本费用预算体系,对成本费用支出进行相应的控制、审批,从而实现企业的成本费用控制管理。
 
对策三:成本费用分析与考核控制
    企业通过成本费用分析,可以运用比较分析法、比率分析性、因素分析法、趋势分析法等方法开展成本费用分析,检查成本费用预算完成情况,分析产生差异的原因,寻求降低成本费用的途径和方法。结合成本费用内部报告与考核制度,对相应的成本费用责任主体进行考核和奖惩,实现通过成本费用的考核促进各责任中心合理控制生产成本及各种耗费。
 
5.2.5 诊断问题:如何严格进行货币资金控制?
对策一:严格的权限控制
    为保证货币资金的安全,对不相容岗位的要求比其他控制方面更严格。内控规范中货币资金的会计记录与审计监督分别对应两个不同的岗位,出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作等。
    用友U8+对货币资金的权限控制按照内控规范要求,对银行账户、资金报表、凭证制作、凭证审核、出纳签字、凭证记账、日记账查询、票据管理等均进行了充分的岗位不相容设计,为货币资金的安全提供了可靠的保障。
 
对策二:规范的资金支付流程
    规范中对货币资金支付有明确要求,比如采购资金支付规范要求:有关部门用款时,应当提前向经授权的审批人提交货币资金支付申请,注明款项的用途、金额、预算、限额、支付方式等内容,并附有效经济合同、原始单据或相关证明 。
    用友U8+可以帮助客户建立规范的控制措施:按合同、发票等业务原始单据填写,实时进行预算控制,系统自动按付款审批流程将审批要求推送给授权的审批人,并在系统中全面审核合理性,同时通过网上银行直接与用友U8+系统相联接,减少支付过程中的差错,实现了付款有申请、申请有审批、审批有依据、依据能联查、事后可追溯的控制目的。 
 
对策三:票据管理
    企业运营过程中,使用大量的票据,规范中对票据管理有明确要求:应明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序,并专设登记簿进行记录,防止空白票据的遗失和被盗用。 
    各种现金支票、银行支票、商业汇票等票据在收票和变动时,U8+均有对应的功能点和权限控制,能及时、详细地反映各种票据的使用、变动情况,自动生成会计凭证,企业可以及时掌握资金流量、合理调度资金,并对货币资金流动、使用的合理性进行监督。
 
六、方案应用价值
    用友U8+风险与内控管理全面解决方案根据当前信息化财务核算的业务特点,结合用友60 余万用户经验推出的风险与内控管理整体解决方案。本方案预置了丰富的流程导航图,并且根据企业中岗位和人员职能的需求预置了不同的角色,通过角色驱动、流程导航帮助用户轻松实现从预算到核算到财务分析的全过程管理。
 
加强了财务监督和控制作用:通过信息化手段,可穿透业务过程,追根溯源,从而有效进行业务监督和控制。
提高了会计信息质量:无论从财务信息及时性还是全面性、正确性方面都大幅度提高,会计信息能够更好地为企业经营服务。
堵塞了管理漏洞:通过用友U8+系统提供的规范化业务流程、流程审批、预算、标准控制以及不相容岗位权限控制等措施,最大限度地控制异常业务发生,堵塞管理漏洞。 
提升财务核算效率:自动凭证、自动记账、自动转账、自动生成财务报表、自动计算所得税、自动上报清缴、网上银行等一系列的自动处理功能大幅度提高了财务核算的效率和财务信息的及时性。 
    降低经营风险,提升企业效益:通过加强资金的管控、费用精细化核算、应收账款账龄分析以及固定资产全程跟踪等等,降低了资产流失、坏账以及营私舞弊等风险,提升企业经济效益。

七、示范企业-大金空调技术(上海)有限公司
7.1 企业简介
    大金集团自1994年进入中国发展至今,已在北京、上海、广州、西安等中国主要城市建立了生产和销售基地,并于2003年2月在北京、上海、广州创建了独资的售后服务公司,不仅对大金品牌的产品,而且对其他公司的空调设备、制冷设备开展全面的售后服务业务。并于2006年在杭州、南京、无锡、苏州、大连、天津、深圳分别设立了售后服务中心。2003年大金空调技术(上海)有限公司创立。
    在大金空调技术(上海)有限公司非常重视企业管理的现代化,在创立之初就与用友公司合作,实施用友U8+系统,自2003年运行以来,为企业经营管理发挥了重要作用,已经成为企业运营不可替代的工具。 
    在公司发展过程中,不断意识到内控管理的重要性,而且上市公司也要求实施内控规范管理,该公司提出需要建立一套全面的风险控制体系,因此与用友公司开展了第二次合作。
 
7.2 诊断问题
1、管控体系需要健全
企业希望建立高效严密、分权合理的管控体系,激励并调动各层级人员的积极性。
2、决策支持敏捷性需要提高
提高决策效率和准确率,更好地服务企业的正常生产运营、利润保障,提高企业竞争力。
3、加强风险和成本控制
进一步降低投资运作风险和成本,加大资金管理整体执行力度。
 
7.3 诊断方案 
    针对企业对风险管控的管理要求,大金集团对企业现状详细调研,认真部署出适合本企业应用的内部控制体系,在内控与风险防范方面取得了显著的成效,其总体部署如下:
7.4 应用效果
健全内控管理制度与风险防范体系
建立了高效严密、分权合理的管控体系,并调整了相应组织架构,有效贯彻企业战略,并充分调动了全体人员的积极主动性。
 
决策支持敏捷性需要提高
完善以财务管理为核心的管理流程和报告体系,提高决策效率和准确率,便于为决策支持提供可靠依据、准确参考,做好充分支持。
 
加强风险和成本控制
完善投资和资产管理模式和流程,降低投资运作风险和成本,提高资金管理整体执行力度以及效率。
 
供应链高效协同
建立了完善的供应链体系,并形成高效协同,管理经营采用统一的信息平台,建立了透明高效的一体化管理流程。

 

德州精益管理信息咨询有限公司
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