U8案例

德州用友ERP携手庆云德利发

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2015-04-02 16:10作者admin
【本文导读】德州用友ERP携手庆云德利发 一、企业简介 1)企业介绍 山东庆云德利发金属制品厂位于山东省庆云县常盛工业园,傍靠205国道、滨德高速,是北钢南运的必经之路,交通非常便利。现有员工4

德州用友ERP携手庆云德利发

一、企业简介

1)企业介绍

 山东庆云德利发金属制品厂位于山东省庆云县常盛工业园,傍靠205国道、滨德高速,是北钢南运的必经之路,交通非常便利。现有员工450人,其中工程师25人,专业技术人员60人,企业占地面积220亩,总投资2.3亿元,是一家以生产型钢和圆钢为主,集生产、研发、销售于一体的综合性企业。
    公司先后引进了两条具有国际先进水平的连铸连轧全自动生产线和先进的检测设备,以生产2.5#、3#、4#、5#、6.3#角钢和Φ12、Φ14、Φ16、Φ18圆钢为主,还可根据用户需求定轧,量大从优,产品质量稳定,表面光滑平直,几何尺寸精确。
    公司在董事长张洪岭的带领下,通过多年孜孜以求的不断奋进,凭借优秀的供应商和一流的行业客户的支持,立志打造出一流的原材料供应商。

2)业务模式

1、业务推广模式
德利发金属制品有限公司业务推广模式主要包括两类:
 (1)公司直营模式:在本地和业务发展比较成熟的区域,通过面对面商务洽谈和电话沟通进行销售推广;

二、信息化现状

2)企业信息化能力

德利发金属制品有限公司自身无成熟的开发能力。

三、企业需求

1)管理难题

(1) 企业管理方式变革:推动原有管理模式向信息化转变,助力企业快速发展。
(2) 基础数据管理薄弱:强化基础管理,建立统一、共享的数据库系统,管理物料、客商信息等数据,整合和记录分散在各职能部门的基本业务信息,充分挖掘信息资源。
(3) 如何打破信息孤岛局面,实现信息及时共享。
(4) 实现业务流转过程中的监督控制,如何完善固化现有业务流程

2)信息化目标

通过用友ERP-U8的实施,协助企业建立一个合理、有效、可行的业务流程管理体系,实现以下目标:
(1)     建立一个从销售管理、采购管理、库存管理、到财务管理的全面集成信息化系统;
(2)     财务上满足日常管理和会计成本核算的需求,并符合国家规定的财务规范;
(3)     规范采购流程,降低采购成本,实现供应商的高效管理,与应付账款的有效集成;
(4)     加强销售管理,及时获取市场需求变化,实现销售与生产、销售与供应、销售与财务体系的紧密衔接;
(5)     规范库存管理,增加库存管理的透明度,降低库存成本,与财务、供应、销售、车间有效集成;
(6)     为领导决策层提供重要的数据信息。

四、应用范围

1)应用模块

ERP管理系统 财务管理 供应链
业务模块 总账 销售管理
应收款管理 采购管理
应付款管理 库存管理
固定资产 存货核算
UFO报表  
成本管理  
 
 

1. 信息化总体流程


 
 

五、供应链流程设计

一、销售业务流程设计

(一)  销售业务管理目标

通过销售、库存、应收管理,实现销售业务的规范化管理,包括销售订货、发货、退货、开票等全面的销售业务流程管理,以及价格、信用等综合销售业务的管理,帮助企业构建销售业务信息化平台,实现销售业务的全过程的物流、资金流、信息流的有效管理和控制。
 

(二)  销售业务流程及说明

常规流程说明:
(1)  销售部业务员根据客户订货需求在供应链系统的〖销售管理〗模块中录入【销售订单】,表头内容录入客户名称、联系电话、是否带票,表体录入货物名称、数量、价格等信息保存审核销售订单;
(2)  销售业务员实时查询销售现存量,库存量满足销售订单时,协调发货;
(3)  销售业务员和客户沟通运输费用,客户认可运费后由物流协调车辆进场过磅,过磅员记录车辆皮重,通知保管装货;
(4)  仓库保管装车时,手工填制销货清单,记录产品名称、规格、数量等信息;装车完毕后,车辆过磅,过磅员记录车辆毛重,将货物净重和保管记录的销售清单数量比对,磅差在合理范围内,给予放行;
(5)  过磅员在供应链系统的〖销售管理〗模块中参照销售订单生成【发货单】,依据销货清单和过磅单确认发货数量,打印一式四联:保管联、财务联、客户联、出门证;
(6)  财务会计在网上银行查询客户款项是否到帐,确认款到帐后在【发货单】盖章,运输车辆出厂送货;
(7)  发货完毕后,成品库保管在〖库存管理〗审核发货单自动生成的【销售出库单】确认出库;
(8)  财务部往来会计根据客户开票需求,开具税务发票,由销售业务员邮寄给客户;
(9)  财务部往来会计以税票为依据在〖销售管理〗模块中参照发货单生成【销售专用发票】并复核;对于客户不需要开票的情况,以发货单为依据在〖销售管理〗模块中参照发货单生成【销售普通发票】并复核;(销售发票参照销售发货单时,多张销售发货单可以汇总开票,一张销售发货单也可拆单生成多张销售发票);
(10)财务部往来会计根据税票(发货单)在〖应收款管理〗模块中审核【销售专用(普通)发票】记入应收款生成收入凭证。
(11)财务部收到货款后,银行会计在〖应收款管理〗模块录入【收款单】并审核生成收款凭证;同销售业务员确认客户回款的具体情况,及时核销应收账款,并生成核销凭证。

(三) 常用帐表体系

销售订单执行统计表
销售现存量查询
              销售统计表
              发货统计表   
                发货单开票收款勾对表
                发货结算勾对表

二、采购业务流程设计

(一) 采购业务管理目标

通过采购、库存、应付管理,实现采购业务的规范化管理,包括物品申购、采购订货、入库、来票付款、供应商存货价格等全面的采购业务流程管理,帮助企业构建采购业务信息化平台,实现采购业务的全过程的物流、资金流、信息流的有效管理和控制。

(二)  采购业务流程及说明

 
1、常规业务流程说明
(1)  物料需求部门在供应链系统〖采购管理〗中的【请购单】录入请购部门、物料名称、需求数量等信息保存打印单据报审核部门审批,审批部门负责人在请购单上签批,通知采购业务员进行采购;
(2)  采购人员在供应链系统〖采购管理〗中的【采购订单】参照请购单生成,或手工录入同供应商商定的采购内容后保存审核采购订单;
(3)  供应商送货到公司后,采购人员通知质检检验、仓库保管收货;
(4)  供应商货物经检验合格后,仓库保管在供应链系统〖库存管理〗中的【采购入库单】参照采购订单生成入库单,保存审核后打印一式四联:保管联、财务联、供应商联、采购联;
(5)  采购结算:
A.   供应商开来发票时(包括:增值税发票、普通发票等)必须携带打印的采购入库单供应商联,到采购部进行核对登记,采购人员找出入库单的采购联核对后,把发票和入库单供应商联、采购联粘帖在一起由部门负责人审核后转财务挂账,再进行付款申请;
B.   如果采购过程发生的运费由本公司承担,应保证运费发票及时送到公司,运费发票与货物发票应尽量同步录入并与入库单做结算。如果运费发票不能同步到达,货物发票先和入库单进行结算,等运费发票来到之后,再与已结算的入库单进行费用折扣结算。
C.   发票与采购入库单结算后,发票价格自动回写到采购入库单上(只限当月,跨月暂估用单到回冲方式处理)。
D.   为了工作的方便,对于一次入库多次取得采购发票的采购业务应予以杜绝;多次入库一次取得采购发票的业务,必须是已办理完入库手续,且所有的采购发票都已在采购模块生成完毕,财务会计方可在采购模块进行采购结算。
E.   采购结算的原则是:采购发票与采购入库单对应。一张采购发票可对应多张入库单,所以采购人员必须严格按照入库情况要求供应商开出发票。
(6)  采购挂账:采购人员替供应商将整理好的发票原件、采购入库单送到财务部挂账。
(7)  对于供货单位不能提供采购发票的情况,以入库单为依据由财务会计在系统中生成采购发票挂账。
(8)  财务往来会计必须及时在〖采购管理〗中【采购发票】参照采购入库单生成【专用采购发票】或【普通采购发票】并点击结算按钮;并在〖应付款管理〗模块内审核已生成的采购发票,确认该笔应付款。
2、采购退货业务:
仓库保管办理入库后的业务,若在使用过程中发现质量问题需要退货的业务,由保管通知采购人员办理退货手续,仓库保管在〖库存管理〗的【采购入库单】中录入红字采购入库单。

(三) 常用帐表体系

(1)  现存量查询表
(2)  采购入库明细表
(3)  采购综合统计表
(4)  未完成业务明细表
(5)  暂估入库余额表、采购结算表
 

三、库存业务流程设计

(一) 库存管理目标

通过库存管理,实现仓库业务的规范化管理,包括采购入库、材料出库、车间半成品入库、半成品领用、成品入库、成品出库等业务的出入库流程管理。

(二) 库存业务流程及说明

 
1、常规业务流程:
(1)  采购入库:仓库保管依据清单上的采购订单号在供应链系统〖库存管理〗中的【采购入库单】参照订单生成入库单,保存审核后打印一式四联:保管联、财务联、供应商联、采购联;
(2)  其他入库:对于非采购和自制产品的入库,仓库保管在〖库存管理〗模块录入【其他入库单】;
(3)  产成品入库:车间工序生产完毕经质检合格后,由仓库保管在〖库存管理〗模块录入【产成品入库单】进行审核打印一式三联:车间联、仓库联、财务联;
(4)  销售出库:装完货后,仓库保管审核发货单,并审核根据发货单自动生成的【销售出库单】确认实物出库;
(5)  材料出库:根据车间领料情况,仓库保管在〖库存管理〗模块录入【材料出库单】时选择相应出库类别和领料部门,保存后打印一式三联:车间联、仓库联、财务联。由车间主任签字后到仓库领料;
(6)  其他出库:对于非销售及材料性质的出库,仓库保管录入【其他出库单】并打印相关单据;

(三) 仓库盘点业务流程

流程说明:为了保证企业库存资产的安全和完整,做到账实相符,企业必须对存货进行定期或不定期的清查,查明存货盘盈、盘亏、损毁的数量以及造成的原因,并据以编制存货盘点报告表,按规定程序,报有关部门审批。经有关部门批准后,应进行相应的账务处理,调整存货账的实存数,使存货的账面记录与库存实物核对相符。具体操作如下:
1.  选择盘点类型,增加一张新的盘点表。
2.  打印空盘点表。
3.  进行实物盘点,并将盘点的结果记录在盘点表的盘点数和原因表体项目中。
4.  实物盘点完成后,根据盘点表,将盘点结果输入计算机的盘点表中。
5.  打印盘点表,并将打印出的盘点报告按规定程序报经有关部门批准。
6.  将经有关部门批准后的盘点表进行审核处理。所有盘盈的存货生成一张【其他入库单】,业务类型为盘盈入库。所有盘亏的存货生成一张【其他出库单】,业务类型为盘亏出库。

(四) 仓库特殊业务流程

流程说明:
(1)  对仓库中生产不可使用的物料及不可正常使用的废品,仓库保管应定期及时整理,调入不合格库集中处理。发生调拨业务时应打印调拨单一式三联:调入仓库联、调出仓库联、财务联。
(2)  存货在存储过程中,由于环境或本身原因,使其形态发生变化,由一种形态转化为另一形态,从而引起存货规格和成本的变化,在库存管理中需对此业务进行管理记录,由仓库保管录入形态转换单保存审核打印一式三联:调入仓库联、调出仓库联、财务联

(五) 常用帐表体系

1.  现存量查询
2.  出入库流水账
3.  库存台账
4.  库存展望
5.  收发存汇总表
6.  安全库存预警 (需设置安全库存才有)
7.  超储存货查询(需设置最高库存才有)
8.  短缺存货查询(需设置最低库存才有)
 

四、财务相关业务流程

(一) 存货核算业务


 
流程说明:
1. 材料会计在〖存货核算〗→【业务核算】→正常单据记账对所有业务单据进行记账处理,业务顺序为:
  1. 采购入库业务单据记账
  2. 材料出库业务单据记账
  3. 特殊单据(调拨业务、转换业务)记账
  4. 归集生产成本进行产成品成本分配
  5. 产成品入库业务单据记账
  6. 销售成本结转(销售发票单据)记账
2. 如果到当月结账日时,已录入的采购入库单尚未进行采购结算,在【存货核算】模块中进行单据记账系统默认为暂估记账。次月或以后月份采购发票收到后,往来会计在【采购管理】中录入采购发票;并在【采购管理】模块将原有采购入库单和采购发票进行采购结算;材料会计在【存货核算】模块进行结算成本处理:系统自动产生回冲单据,并在财务核算中生成凭证。
3. 相关报表
(1)  出库汇总表
(2)  入库汇总表
(3)  收发存汇总表
(4)  存货明细账

(二) 成本管理业务


 
1. 基础设置:
(1)成本核算方法:品种法,数据精度金额4位,数量6位;
(2)人工费用:来源于总账数据;
(3)折旧费用:来源于固定资产数据;
(4)制造费用:来源于总账数据;
(5)其他费用:来源于手工录入;
(6)产品属性:来自BOM结构;
(7)公用材料分配率:按产品权重系数分配;
(8)直接人工分配率:按产品权重系数分配;
(9)制造费用分配率:按产品权重系数分配;
(10)在产品分配率:按实际材料费用;
(11)期初数据:把期初在产品确定好(记账以后无法修改)。
2. 业务操作流程:
(1) 在〖基础设置〗→【基础档案】→【业务】→【产品结构】建立物料BOM:必填项表头:“母件编码”、“母件名称”、“版本代号”、“版本说明”、“版本日期”,表体:“子件编码”“领用数量”、“仓库”、“领料部门”;
(2) 库存管理中的【材料出库单】、【产成品入库单】需要审核;
(3) 成本会计在【存货核算】模块中做处理:选择“正常单据记账”【材料出库单】记账;(注:选择上“出库单上所填金额是否重算”选“是”);单据记账完毕后,选择“生成凭证”,把材料出库金额生成凭证;
(4) 成本会计在〖成本管理〗模块中操作步骤:
1.  在“材料及外购半成品耗用”中取【存货核算】模块相应成本中心的数据,点击“取数”即可;
2.  在“人工费用表”中取总帐中对应科目发生的直接人工费用和管理人员费用,点击“取数”即可;
3.  在“折旧表”中取固定资产模块中折旧金额,点击“取数”即可;(注:固定资产系统计提折旧后就可以向成本系统提供数据,且成本系统取数后即在数据库做好取数标志,如固定资产系统需要再次计提折旧,系统则提示成本系统已取数,不能重新计提。所以必须在成本系统执行恢复月初状态功能,取消该相标志后,再重新进行折旧计提,然后成本系统再读取折旧数据);
4.  在“制造费用表”中分生产中心取总帐中对应科目发生项目的金额,点击“取数”即可;
5.  在“其他费用表”中分生产中心、分批次手工录入需要分摊的项目金额;
6.  在“完工产品日报表”中分生产中心、分批次取〖库存管理〗模块中“【产成品入库单】”中入库数量,点击“取数”即可;
7.  在 “在产品盘点表”中分生产中心、分批次手工录入在线数量、在产品费用;
8.  在 “完工产品处理表”中分生产中心、分批次取〖库存管理〗模块中“【产成品入库单】”中入库数量,点击“取数”即可;
9.  在“分配标准表”中分生产中心、分批次手工录入自定义的分配标准;
10. 成本计算检查:根据提示错误信息,修改⑴—⑹的操作;成本计算:自动计算和手动计算结果一样;
(5) 定义凭证:按成本中心和明细项目定义借贷方科目;自动生成凭证,根据需要可以合并制单;
(6) 月末结账,系统将分四步进行处理:
①  显示系统当前允许进行月末结账的"待结账月份",该月份为系统内已结账月份之后的第一个会计月份,不允许更改;
②  用户点击〖开始结账〗按钮后,系统将自动检查成本系统读取数据的其他子系统(总账和存货系统除外)是否已结账,如果有未结账的子系统,则成本系统不能结账;
③  如果相关系统均已结账,用户点击〖检查凭证〗按钮后,系统将自动检查用户定义的凭证记录是否已全部生成凭证,如果有未生成凭证的记录,则成本系统不能结账;
④  如果用户定义的凭证记录已全部生成凭证,用户点击〖开始对账〗按钮后,系统将用户选择的总账科目的期末余额与成本系统内所有当月在产金额进行对账,并根据对账结果和用户对于"对账不平是否允许结账"的选择结果,判断是否继续月末结账工作。如果"总账系统"未启用,则不执行此步骤;
⑤  用户完成了对账工作后,点击〖完成结账〗按钮,则完成了本月的全部核算工作;
⑥  用户在上述过程的每一步骤中,均可以通过点击〖取消〗按钮,中断当前结账工作;(注意:用户必须逐月执行【月末结账】功能,如果当月未做【月末结账】,则不允许处理下月数据);
(7) 财务人员在【存货核算】模块中点击产【成品成本分配】过滤出产成品品种后,点击“取价”,会把成本模块中算好的成本自动取过来,然后点击“分配”即可;
3. 成本管理账表:
完工产品成本汇总表
                  在产品成本汇总表
                  入库产品成本汇总表
                  批次成本汇总表
                  产品成本汇总表
                  完工产品成本台账
                  完工产品成本明细表
                  在产品成本明细表

(三) 应收应付业务

1、  应付账款业务流程:
(1)  往来会计在〖应付款管理〗→【应付单据审核】中查询出采购管理模块传递来的采购发票,与手工收到的真实发票核对,确认无误后,在【应付单据审核】内对【采购发票】进行审核挂账。
(2)  供应商催要账款时,由采购人员进行付款申请,经相关领导审批后到财务处支取款项,出纳会计在〖应付款管理〗模块中录入【付款单】制单入账,登记现金日记账和银行日记账,同时进行核销操作。
(3)  如果需要退还供应商款,出纳会计需要在【付款单】增加之前点“切换”键,变成【收款单】,需要和以后供应商再次付出的【付款单】或者采购退货业务单据进行核销。
(4)  属于预付款的业务,由采购人员进行付款申请,经相关经理审批,到财务处支取款项,出纳会计在〖应付款管理〗模块中录入【付款单】并审核进行制单入账,登记现金日记账和银行日记账。出纳会计将【付款单】及时传递到往来会计,往来会计存档,将来采购业务发生时及时做预付冲应付的转账处理。
2、  应收账款业务流程:
(1)  往来会计在〖销售管理〗模块根据销售发货单生成【销售发票】,在〖应付款管理〗模块进行审核,生成应收凭证。
(2)  销售人员向客户催收货款,客户货款划到公司后,出纳会计在〖应付款管理〗模块中录入【收款单】保存审核后制单入账,登记现金日记账和银行日记账。出纳会计将【收款单】及时传递到往来会计,往来会计需要进行手工核销,将对应的应收账款核销,保证账龄的正确性。
(3)  如果需要退还客户款,出纳会计需要在【收款单】增加之前点“切换”键,变成【付款单】,需要和以后客户再次收回的【收款单】或者退货业务单据进行核销。
(4)  属于预收款的业务,出纳会计在〖应付款管理〗模块中录入【收款单】并审核进行制单入账,登记现金日记账和银行日记账。出纳会计将【收款单】及时传递到往来会计,往来会计存档,将来销售业务发生时及时做预收冲应收的转账处理,保证账龄的正确性。
  1. 应收应付查询帐表
(1)  发票查询
(2)  应收/应付单查询
(3)  收付款单查询
(4)  业务总账
(5)  业务余额表
(6)  业务明细账
(7)  应收/应付账龄分析
(8)  收款/付款账龄分析
(9)  收款/付款预测
 

(四) 固定资产业务


 
 
 
业务流程步骤:
顺序 业务步骤 业务步骤实现内容的描述
     
1、   基础设置 1.包括卡片项目定义、卡片样式定义、折旧方法定义、类别设置、部门设置、使用状况定义、增减方式定义等部分;
2、   卡片录入 1.把使用系统前的原始资料录入系统;
3、   卡片操作 1.包括卡片录入(原始卡片资料和新增资产卡片)、卡片修改、卡片删除、资产减少、卡片查询、卡片打印几部分的操作;
4、   资产变动 1.制作变动单和评估单,处理原值变动、部门转移、使用状况调整、折旧方法调整、累计折旧调整、净残值(率)调整、工作总量调整、使用年限调整、类别调整、计提减值准备、转回减值准备、资产评估;
5、   计提折旧 1.系统自动计提各个资产当期的折旧额,并将当期的折旧额自动累加到累计折旧项目
6、   批量制单 1.  从【处理】菜单中选择【批量制单】,显示界面批量制单表,表中列示的内容是直至本次制单,所有本系统应制而没有制单的业务。
2.  进行制单选择,双击[选择],选中的制单将连续制作凭证,一个制单(图中显示为一行)制作一张凭证。
3.  进行汇总制单,在合并号下选择哪几张卡片汇总制作一张单据。
4.  单击制单设置,根据您的实际情况和需要进行选择。
5.  单击凭证,将根据您的设置提供批量制单和汇总制单。
6. 单击[保存]。
7、   帐表分析查询 1、选择查询账薄、折旧表、汇总表、分析表、减值准备表
8、   固定资产其他信息 固定资产从投入使用次月起计提折旧。
设备都单部门使用,厂房是多部门使用。
 

(五) 总账制单业务


 
流程描述
顺序 业务步骤 业务步骤实现内容的描述
    询价单
1、 制单-凭证处理 1、制单人员录入财务凭证,本处编制凭证不包括其他系统生成的凭证,编制凭证时,可以根据具体业务利用以下的功能节点来提高核算的效率:
2、 审核-凭证审核 1、出会计主管对需要审核的凭证进行处理
3、 记账-记账处理 1、对已审核凭证,进行记账处理
4、 会计主管-期末处理 1、会计期末执行转账、对账和结账业务
5、 会计主管-账表查询、报表处理 1、在账簿查询里,除了可以查询、打印出通常的总账、明细账、日记账外,也可以按辅助核算项进行余额、明细的查询,查询过程中可以很方便地进行联查。
2、在UFO报表系统,执行自动取数,形成会计报表
 

 

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