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德州精益U8-OA助古贝春集团实现信息化

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2014-01-05 16:27作者admin
【本文导读】德州精益U8-OA助古贝春集团实现信息化 一、企业简介 1)企业介绍 古贝春集团有限公司始建于1952年,地处鲁西北平原,京杭大运河畔。占地面积98公顷,拥有现代化大型酿酒车间10万平方米,鲁

德州精益U8-OA助古贝春集团实现信息化

一、企业简介

1)企业介绍

 古贝春集团有限公司始建于1952年,地处鲁西北平原,京杭大运河畔。占地面积98公顷,拥有现代化大型酿酒车间10万平方米,鲁西北酒仙山第一地下储酒库,开创洞藏酒新纪元,年生产、勾储优质白酒能力10万千升。是一家集产、学、研、发为一体的全国纯粮食酒重点生产厂家。
公司坚持“一业为主,多元发展”经营战略,在坚持以五万亩生态原粮基地为依托,做大做强白酒主业基础上,不断拓展新领域,经营范围涉及热电、生物科技、环保建材、房地产开发、金融服务等业务,形成了优势互补、绿色环保的良性循环发展格局。企业先后被授予全国五一劳动奖状、中国白酒工业百强企业、全国守合同重信用企业、全国质量效益型先进企业、全国低度浓香型白酒著名企业、全国青年文明号、全国工业旅游示范点等荣誉称号,目前已成为长江以北最大五粮浓香型白酒生产基地。
图1-古贝春集团
 古贝春集团有限公司是古贝春集团旗下全资子公司,全面负责古贝春集团的三大主导品牌,负责面向全国销售及出口业务。古贝春集团有限公司下设数百家销售机构,拥有一支近千人的精干优秀的销售团队。

2)组织架构

古贝春集团整体采用直线职能制的组织架构模式。其中,销售体系采用总部-业务部-区域-商贸公司-业务员垂直管理的方式,实行区域经理负责制,每个覆盖到的省(市)至少配一名业务员。运营部门包括财务、综合办、会展管理、终端管理等部门,统一在总部办公,具体组织架构图如下。
图2-古贝春集团组织架构
图3-古贝春集团销售网络分布
 

3)业务模式

1、业务推广模式
古贝春集团业务推广模式主要包括两类:
            i.       渠道经销商模式:在业务发展比较成熟的区域,通过渠道代理进行销售推广;
    ii.       商贸公司及专卖店模式:在新兴市场,通过分管副总—品牌公司—区域—商贸公司—业务员,直接成立商贸公司或专卖店,由公司总部派业务员到一线培育市场,通过在当地招募工作人员或意向合作伙伴,市场成熟后,转交给合作伙伴,以渠道代理方式进行推广。
2、管控特点
古贝春集团的核心竞争力在产品研发及渠道分销能力,未来市场竞争的重点,也要求企业能在现有基础上更加灵活的面对市场需求,对企业的研发在速度、整合、新技术创新等方面提供更高要求;
古贝春集团的产品线分布广泛,体系和渠道体系及价格体系比较灵活,对费用及价格的管理不仅是销售管理的核心,也是公司管理的重中之重。
 

二、信息化现状

1)信息化历程

1、古贝春集团信息化历程
2002年古贝春集团年采用用友U8系统,主要进行简单的财务核算;
2005年开始实施用友供应链系统。包括采购,销售, 库存,存货;
2006年实施生产制造系统,包括物料清单、需求规划、主生产计划;
2008年升级至871版本;
2009年升级至U8 10.0版本;
OA系统从2012年8月启动选型工作,2012年11月实施,经历需求调研、方案讨论、用户培训等阶段,于2013年3月上线运行;
2013年升级至U8 10.1版本。

2)企业信息化能力

古贝春集团有专职负责信息化的部门,但自身无成熟的开发能力。对信息化系统的管理包括网络维护、硬件管理、车间监控系统等,信息化的应用范围为:会计、成本、供应链、生产。企业目前的信息化建设呈现两个特点:
            i.       由于内部管理灵活、业务复杂,流程长,因此各个部门往往自主启动信息化项目,历史形成了企业多个系统应用,相互之间流程、数据不打通;
           ii.       重点管理提升和信息化提升的结合应用。U8和OA的上马均由执行总经理亲自带头推动,信息中心、企管部负责人进行落地,U8-OA的使用体现为以生产经营流程优化为核心,关注费用管理,同步推动其他业务及基础管理应用。

三、企业需求

1)管理难题

1、管理半径过长,流程亟待梳理优化

白酒零售分销市场的需求非常多样化,产品线多种多样,受季节、政策、市场影响,生产经营需要随时做出调整。古贝春集团得益于强有力的高层管理者,有着比较鲜明的管理风格与管理流程。但同时也带来了管理半径较大的现象,各业务部门横向与各个业务流程间纵向的管理与链接,都是通过手工的方式实现。向的各种业务系统之间的横向管理和链接,都通过手工实现,行政办公、财务管理、生产管理等流程,需要进行梳理和优化。主要现象体现为以下几点。
Ø     业务分部范围广,内部工作联系频繁,效率较低。
Ø     各种报表、审批报告等很难做到跨部门快速传递。
Ø     一般流程审批结束需要7天到15天不等,个别流程需要将近1个月。难以根据市场需求快速做出响应,周期长、可追溯性差。
Ø     以前由于纸张、口头、电话来进行工作交接和确认,造成过一段时间后工作上“扯皮”的现象

2、费用申请与报销管理

古贝春集团的费用管理有较完备的流程,目前主要是需要解决统一报销平台及领导及时审批的问题。
Ø     纸质的报销流程,财务统计困难,不便核对;
Ø     公司的成本控制方面没有统一的平台来进行管理,最终统计苦难,领导不了解公司的具体情况
Ø     要详细汇报检查各个要素,实现网上费用报销,缩短报销周期,能够通过协同实现对客户资料、经销商信息、促销产品信息等进行管理

3、异地办公审批

古贝春集团的销售网点百分之八十集中在苏皖鲁豫一带,而且由于白酒行业的管理特点,上到董事
长,下到业务员,大部分时间要深入到各个区县和销售网点开展工作,不能保证实时在线发起或者处理业务。
Ø     全国各地都有办事处及城市,跨区域、跨业务的事务审批速度慢
Ø     领导出差在外,关键工作等着领导审批,造成部分公司的工作进展不下去,常处于等待状态
 

4、U8业务审批距离管理层“远”的问题

古贝春是全国白酒类行业,最早上马信息化的公司之一,2006年即开始使用U8系统,随着多年的推广,U8为古贝春的经营管理,起到了一定的推动作用,但与此同时,管理层也提到了U8距离自己有点远的问题。
Ø     ERP非全员使用,业务管理存在与日常事务管理之间,存在脱钩的现象;
Ø     古贝春有大量的采购请购单和到货单需求,审批过程中涉及部门领导众多,并知会加签等操作,传统模式,需要在领导PC机安装U8客户端,审批操作较为复杂,需要提供轻量级的简单审批操作。
Ø     领导层希望加强对采购请购单、到货单等管理流程的管控,希望以轻便的方式,参与到审批环节来。

2)信息化目标

古贝春集团希望通过信息化建设优化现有管理流程,另一个方面希望整合企业各个应用系统,提高企业数据流转效率,因此,企业提出本次项目信息化目标

1、管理流程E化与优化

借助于U8-OA系统整理并优化企业的运作流程,根据流程运作的效果,定期进行反馈,达到优化流程,提升公司组织绩效的目标。

2、加强费用管控

通过信息化工具,解决目前管理中费用申报不规范、不及时、费用报销周期长的难题,通过信息化系统实现申报制度化、审批快速化、准确化的管理要求。

3、支持移动办公

实现快速审批,解决古贝春30位中高层领导的移动办公问题。

4、解决领导层审批U8业务单据的问题

将U8的业务单据推送到U8-OA中,使领导在U8-OA中进行业务审批,第一阶段实现对采购请购单和到货单的审批。

四、应用范围

1)应用范围

古贝春集团对U8-OA的定位重点集中在业务流程处理上,由执行总经理牵头,对所有企业现有的流程进行梳理后,导入U8-OA系统,所有业务通过系统进行审批。
图4-古贝春集团U8-OA应用主线
需要着重说明的是:为保障业务审批效率,古贝春采购30个U8-OA M1站点,以移动办公为辅助,确保所有业务节点在4个工作时内能审批完毕。
另外,古贝春集团在系统上线后,安排专人对系统流程审批的效率进行统计,分析流程审批的时长及节点效率,作为流程优化的依据。

2)关键应用场景

1、流程E化三步走应用

古贝春希望通过OA平台,使员工更广泛的了解并参与企业发展,同时通过OA进一步提升现有流程的规范化,使信息化对企业的发展形成推动力,提升员工对企业管理的信心。具体实行过程分为三个步骤。
1)明确流程E化的管理制度,要求所有流程审批人员,在待批流程到达后的4个工作时内完成审批。对于流程输入环节,根据OA单据的特点,对数据和信息予以统一规范、明确数据和信息统一规则和来源,减少不同人员在执行上的偏差,同时杜绝新员工上岗或是老员工换岗等人员变动等导致的流程流转执行上的问题。
2)梳理OA流程涉及范围,优先考虑涉及企业业务运营的流程,例如采购计划申请、物资招标申请、材料到货不合格申请单等,其次考虑涉及到多个部门间审批的流程。通过流程E化以提高企业的整体协调能力,提高跨部门流转的效率。优先梳理和“钱”有关的流程。
3)在导入流程时,采用流程固化的方式,优先保证流程的完整性,允许在试运行阶段出现流程审批效率降低的情况,安排专人进行流程统计,发现流程运行不畅时,分析问题产生原因,根据流程特点如流程节点数量,流转条件的复杂性等;考虑系统的技术支持水平,进行优化、合并、停用等。
图5-企业办公门户
通过企业办公门户,为不同的人员和不同的组织定义专门的办公及信息查看界面。每个员工登录系统以后,能清晰的看到自己当前需要办理的事项、已发起事项的审批状态、当天的工作安排、关联项目情况等等。
图6-部分协同流程列表
古贝春集团各地分支机构需要频发的采购计划申请、物资招标申请、材料到货不合格申请单等各种流程。快速响应市场,正是通过这些常规流程的快速处理来实现。U8-OA严谨灵活的表单权限及流程配置,确保了这些支撑古贝春集团日常运作的流程能够顺畅有序的进行管理。以下是部分流程使用实例。
图7-部门采购计划申请表

图8-物资招标申请
 

2、费用申请与报销管理

由于行业特点,古贝春在内部并未推行严格的预算管理制度。市场以及营销体系的业务流程运转,对企业起着决定性的作用,在推行信息化后,古贝春希望通过系统提高报销效率提高和不规范审批现象。为下一步的成本控制提供参考依据。
使用U8-OA系统以后:
²     将费用申请单、费用报销单表单化,按照企业审批流程自动跳转,杜绝流程审批不规范化;
²     费用申请通过OA发起,领导在线或者通过U8-OA M1手机客户端进行审批,审批通过后,流程回到发起人处;
²     费用报销时,发起人继续启动报销流程,审批通过后,粘贴票据送到财务或者快递回公司完成报销。
²     财务人员收到票据后,根据单据号检索审批流程后进行审批;
图10-部门费用申请
图11-公司基建零修预算费用申请(部分)
图12-表单统计分析应用(部分)

4、内部信息发布及文档管理

古贝春内部此前内部的信息通过邮件、网站、即时通讯工具等传播,希望通过系统进行统一的内部信息管理,并对流程、内部文档等进行共享和更新。通过U8-OA系统,古贝春实现了内部公告、新闻等的分发管理,使公司所有员工能通过系统随时了解到公司的动态、政策。
同时按照不同的维度对流程文档和上传文档进行了分类管理,文档可以直接分发给所有指定的接受对象,通过文档管理,可以便捷的检索到自己权限范围内的文档,进行学习,更新,构建学习型的组织。

5、手机移动审批

古贝春通过30个M1移动应用许可,覆盖企业中高层。通过U8-OA M1移动办公进行审批、加签、知会等多种操作,使领导们不在办公桌前,一样可以完成业务处理。同时可以和手机绑定使用,确保系统的安全性。
所有U8-OA自建的表单流程均可以通过iPhone、adroid、iPad客户端进行审批,领导可以随时处理包括费用审批、费用核销、用品领导、用料计划等关键业务流程。
    
图15-U8-OA M1审批处理应用

6、集成应用

古贝春集团内部的采购请购单业务为核心业务,单据产生的量非常大,采购请购单的审批显得格外重要。总部和外地办事处的业务员通过在U8系统中填写采购请购单后,点击保存可以直接发送信息到U8-OA系统。
U8-OA接收到单据审批信息后,点击消息或者待办信息列表,可以直接在U8-OA中打开采购请购单,填写审批信息后按照流程设置进行流转。同时,审批人的名字自动回写U8采购请购单上的审核人,做到责任明确,业务场景图如下:
U8填单(发起单据)àOA审核àOA审批(回写U8审核状态+接收消息)àU8执行; 

五、应用效果

1)应用效果

1、直接效益

序号 应用范围 U8-OA上线前 U8-OA上线后 U8-OA上线前后变化
1 行政、营销流程审批 10-15天 1-2天 由以前纸质审批需要逐个找领导审批的模式,改变为在线模式,目前系统已经运行的流程实例达4800余条,涵盖公司90%的流程审批业务,每月新增1000条以上。
2 通知、公告、发文下发效率 5天 实时(3-5分钟) 将原有看板展示传播,转化为在线传播。
3 采购请购单审批 5-10天 1天 从线下转为线上,将核心业务推送到领导桌面,实现过程控制。
 
表1-U8-OA应用直接效益
 

2、间接效益

序号 应用范围 U8-OA上线前 U8-OA上线后 U8-OA上线前后变化
1 移动办公提升企业管理效率 中高层出差频繁,审批时间长。 通过移动审批,实时处理审批流程。 提升审批效率,更快应对市场变化。
2 集成应用释放ERP系统价值 业务系统在U8内部独立运行,领导层很少参与。 领导层能直接参与到U8业务审批过程; 通过U8-OA,认识到U8系统本身的价值,提升对企业信息化的信心。
3 员工对于企业的信心 新进员工对互联网操作越来越熟练,传统办公方式制约生产力。 通过在线办公,员工能实时获取企业信息,完成业务处理。 员工通过信息化系统建设,对企业的信心增强,对企业内部建设的参与度更高。
 
表2-U8-OA应用间接效益

2)企业反馈

“通过U8-OA的上线应用,使得我们公司顺利完成了流程梳理,目前企业内部80%以上的流程都通过系统进行处理,结合移动应用和集成应用,对古贝春的内部管理带来了很大的提升。下一步我们将会和用友一道探索业务流程的优化,以及如何在U8-OA中进行落地。同时启动U8-OA与U8系统的财务集成和供应链集成的深入应用更好的发挥U8-OA产品的价值”
——古贝春集团执行总经理 赵殿臣

六、应用点评

1)关键成功要素

1、移动应用与协同集成提升整体应用水平

通过移动办公提升流程处理的效率,使企业和员工能切实体会到信息化对于工作的提升作用。同时业务系统与OA的有机结合,打通了业务系统间的壁垒,解决了办公系统与业务系统的衔接问题。加强了企业信息化建设的信心。

2、一把手推动,流程E化三步走效果显著

古贝春集团有较好的管理基础,同时高层非常认同信息化对管理的提升效果,通过高层牵头,各部门相互通力合作,结合稳健的流程优化步骤,在短时间内实现了流程由线下转为线上,为下一步深入应用打下了良好的基础。

2)应用评价

古贝春集团U8-OA系统的应用,充分印证了目前企业办公应用的两大趋势:移动化和集成化。
越来越成熟的移动互联网技术,已经使企业迅速意识到了易用性与实用性对企业管理的重要影响。移动化在解决企业流程审批的时候,往往能比传统模式发挥更大的作用。古贝春集团大胆的在集团高层中推行移动审批,很大程度上解决了管理半径长导致的审批周期过长的问题。
古贝春作为信息化开展较早的企业,内部ERP系统应用还存在很大的提升空间,如何把业务系统的数据推送到管理层,形成管理决策依据,是未来一段时间内要考虑的问题,U8-OA与U8的集成应用,提供了一个可执行的应用方式,在采购业务上,实现了两个系统的打通,也为后续的集成应用积累了经验。
与此同时,项目组双方也意识到,古贝春集团目前的流程优化过程,还需要长期持续下去,具体到U8-OA层面,为后续的流程优化提供数据支撑、和财务凭证的接口应用、供应链单据集成扩展应用是下一步重点落实的三个方向。
 
 
 

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